Behandling af persondata
 
 

Elevers personlige oplysninger
Ansattes personlige oplysninger

Elevers personlige oplysninger

Vi passer på dig – og dine personlige oplysninger 

Når du starter på Mariagerfjord Gymnasium, modtager skolen en række oplysninger om dig fra Optagelse.dk. Det er dit navn, din adresse, dit telefonnummer, e-mailadresse og dit CPR-nr. samt de tilsvarende oplysninger om dine forældre eller værger.

Vi får også oplysninger om din tidligere skolegang: Hvilken skole du kommer fra, om du har haft tysk eller fransk og dine standpunktskarakterer. Hvis du har beskrevet dine studieplaner og givet en personlig præsentation, kommer de også til os. Endelig får vi dine prioriterede ønsker om uddannelse og uddannelsessted.

Hvis du bliver optaget på stx, får vi besked om dit ønske om valg af 2. fremmedsprog og dit forhåndsvalg af kunstnerisk fag. Begge valg får du mulighed for at ændre, inden undervisningen i de fag starter (i henholdsvis november og 2.g).

Alle disse oplysninger bruger vi til at sikre, at du har ret til at gå her og for at kunne tilrettelægge undervisningsforløbet for dig. Desuden har vi behov for at kunne komme i kontakt med dig og dine forældre/værger.

Kun de, der arbejder i skolens administration og ledelse samt elevvejlederne, har adgang til disse oplysninger.

I din gymnasietid
Når først undervisningen begynder, og du får din daglige gang på skolen, får vi mange nye informationer om dig. Det gælder selvfølgelig dit skema og dine karakterer, når du får nogen af dem, men det gælder også oplysninger om dit eventuelle fravær og dine egne oplysninger om årsagerne hertil. Disse oplysninger har alle lærerne adgang til.

Hvis du kommer i konflikt med studie- og ordensreglerne, kan du få en eller flere sanktioner, og dokumenterne herom vil blive registreret. Endelig vil der i det studieadministrative system blive gemt beskeder, dine svar på ikke-anonyme spørgeskemaer i Lectio, dine boglån samt oplysninger om din eventuelle modtagelse af SU. Du kan desuden blive bedt om dokumentation for sygdom, og sådanne attester gemmer vi sammen med alle de andre oplysninger. Disse oplysninger er kun tilgængelige for administrationen, ledelsen samt elevvejlederne.

I forbindelse med lån af bøger og adgang til digitale bøger videregiver vi oplysninger til fagpersoner i henhold til aftalen om fællesdataansvar, så du kan identificeres og kontaktes (navn, CPR-nummer eller unilogin, e-mailadresse og telefonnummer). Skolen har databehandleraftaler med de institutioner eller virksomheder, som vi samarbejder med.

De skriftlige afleveringsopgaver, du bliver bedt om at udfærdige, er din ejendom, men indtil videre bliver alle opgaver, der er afleveret digitalt, gemt i det studieadministrative system Lectio. Her har alle lærere adgang til alle dine besvarelser. Lectio bruger desuden besvarelserne til deres plagiatkontrol.

Tilsvarende vil de eksamensopgaver, du kommer til at aflevere via Netprøver.dk, blive gemt i Styrelsen for IT og læring, der er en del af Undervisningsministeriet. Netprøver.dk bruger også dine besvarelser til plagiatkontrol. Det samme gælder, hvis du selv eller din lærer kontrollerer opgaven hos Urkund.se.

Hvis du har fortrolige samtaler med en lærer, en elevvejleder, vores socialpædagog eller skolepsykolog, bliver dine oplysninger ikke bragt videre uden, du har aftalt, hvad der skal siges. Det er klart, at det i mange tilfælde er en fordel for dig, at andre end lige den, du har snakket med, får noget at vide om en samtales indhold.

Der er nogle oplysninger, som skolen er forpligtiget til at gemme permanent ifølge Arkivloven. Det er dit navn, dit CPR-nr. og dit eksamensbevis. Vi gemmer også alle årskarakterer og prøvekarakterer (der ikke fremgår af eksamensbeviset), fordi du kan få brug for at dokumentere gennemførsel af dele af et fag.

Vi arbejder på at kunne få alle andre oplysninger slettet senest 5 år efter, du er blevet optaget på skolen, men det studieadministrative system (Lectio) er p.t. ikke indrettet, så det kan lade sig gøre. Derfor vil skolen fortsætte med at have adgang til disse oplysninger, selvom de ikke har nogen betydning, efter du har forladt skolen.

Du har mulighed for at få en kopi af alle de oplysninger, skolen har om dig, men vi har ingen oplysninger, som ikke enten er kommet til os fra Optagelse.dk, som du selv har givet os, eller som er fuldt synlige for dig i Lectio.

Billeder og samtykke
På skolens hjemmeside, skolens nyhedsbreve og profiler på de sociale medier (fx Instagram og Facebook) bringer vi jævnligt situationsbilleder af aktiviteter på skolen. Det gør vi for at kunne informere alle elever og lærere på skolen, tidligere elever, forældre og andre med interesse for skolen om de aktiviteter, der foregår. Hvis du finder dig selv på sådan et foto, og du synes, det er en ubehagelig situation for dig, så må du kontakte skolens kommunikationsmedarbejder.

Vi vil også gerne bringe et portrætfoto af dig i Lectio, så lærerne kan se, hvordan du ser ud. Det kræver dit samtykke, og når du møder op den første skoledag, vil du få forelagt en samtykkeerklæring. Du vil høre nærmere om betydningen af den samtykkeerklæring og muligheden for at trække samtykket tilbage.

Ansattes personlige oplysninger

Vi ved meget om dig – men vi siger det ikke til nogen

Skolen arbejder generelt efter FIINT-princippet: få informationer i nødvendig tid. Der er imidlertid rigtig mange oplysninger, som skolen er nødt til at opbevare i kortere eller længere tid. De fleste oplysninger har vi indsamlet for at kunne opretholde et ansættelsesforhold. En del af de oplysninger gemmer vi for at kunne svare på senere henvendelser fra den ansatte selv, men også pga. krav fra arkivlovgivningen, eller fordi oplysningerne kan danne grundlag for eventuelle retstvister osv.

Nedenfor er gennemgået, hvilke oplysninger, skolen gemmer, hvorfor det sker, hvem der har adgang til oplysningerne, og hvor længe de gemmes.

Stillingsansøger
Oplysninger, der gives i forbindelse med ansøgning og ansættelse er nødvendige, for at skolen kan bedømme ansøgerens uddannelse, kompetencer, anciennitet og egnethed til jobbet.

Stillingsansøgning til opslåede stillinger
Vi modtager:
- Ansøgers navn, adresse, CPR, bopælskommune, telefonnummer, email
- Ansøgningens personlige profil, CV og dokumentation herfor (udtalelser, prøvebeviser m.v.)

Skolen kan forud for ansættelsen efterspørge yderligere oplysninger om tidligere beskæftigelse eller uddannelser, som ansøger kan vælge at afgive.

Når du søger stillinger via Gymnasiejob.dk, er du underlagt de betingelser, de stiller. Selv om du senere beder om at få slettet din historik, bliver oplysningen om, at du har søgt stillingen (men ikke selve ansøgningen) gemt, så ansøgningsstedet kan se det.

Stillingsansøgning uden opslag, herunder ansøgning om praktik m.v.
Skolen modtager ansøgningen med de oplysninger, som ansøger har ønsket at afgive. Skolen kan eventuelt efterspørge yderligere oplysninger om tidligere beskæftigelse eller uddannelser, som ansøger kan vælge at afgive.

Ved manglende ansættelse
Ansøgninger fremsendt gennem Gymnasiejob.dk behandles som beskrevet ovenfor. Ansøgninger fremsendt direkte til skolen opbevares i sin helhed på skolen for det tilfælde, at der skulle opstå juridiske komplikationer. Sker det ikke, slettes alle oplysninger efter senest 6 måneder.

Hvis ansøger afgiver samtykke herom, kan skolen vælge at opbevare udvalgte ansøgninger i op til 12 måneder i den hensigt at kunne rette henvendelse til ansøger, hvis der opstår behov for nye ansættelser.

Ved ansættelsen
Skolen udarbejder en aftale og indstilling til ansættelse, hvor løn- og ansættelsesforhold aftales i samarbejde med den ansattes aftaleberettigede organisation. I fortsættelse heraf udarbejdes et ansættelsesbrev med oplysninger om ansættelsestid, løn og arbejdstid. Den aftaleberettigede organisation modtager en kopi heraf.

Skolen indhenter en børneattest og i enkelte tilfælde en straffeattest. Attesterne arkiveres i den digitale personalemappe sammen med oplysningerne, der fremkommer ved stillingsansøgningen. Det er kun ledelsen og det administrative personale, der har adgang til den digitale personalemappe. Du har ret til at kende indholdet i din egen mappe.

Den nyansatte oprettes i de administrative systemer (Lectio og lønsystem) med oplysninger om navn, cpr, faglige kompetencer, anciennitet, løn, ansættelsestidspunkt og omfang, telefonnummer, privat e-mail og adresse, så skolens administration kan håndtere opgavetildeling, løn og andre administrative basalfunktioner.

Under ansættelsen
Personoplysningerne, der indsamles under ansættelsen, bruges til at dokumentere den faglige og personlige udvikling som medarbejder og de ændringer, der sker i ansættelsesforholdene indtil det ophører.

Der arkiveres:

  • Aftaler vedrørende løn- og ansættelsesforhold suppleres løbende under ansættelsen, fx ved tildeling af lokalløn, engangsvederlag m.v.
  • Referater af eventuelle tjenstlige samtaler udfærdiget af rektor og underskrevet af den ansatte.
  • Referater af medarbejderudviklingssamtaler udfærdiget af nærmeste leder og underskrevet af den ansatte.
  • Notater fra eventuelle samtaler med elever og andre ansatte udfærdiget af nærmeste leder eller rektor. Af hensyn til elevernes og de øvrige ansattes anonymitet vil sådanne notater normalt kun være tilgængelige for den ansatte i anonymiseret gengivelse.
  • Skolen indsamler og arkiverer løbende oplysninger om sygefravær, placering og afholdelse af ferie-fridage og øvrige former for tjenestefrihed.
  • Skolen indsamler oplysninger om deltagelse i faglig efteruddannelse og andre former for efteruddannelse.
  • Desuden arkiveres alle skriftlige henvendelser i øvrigt fra lærer til ledelse og omvendt, hvis de vedrører eller kan have indflydelse på ansættelsens varighed eller vilkår.

Oplysningerne opbevares i den digitale personalemappe og er - med de begrænsninger der er anført - tilgængelige for den enkelte ansatte.

Portrætfotos og situationsfotos
Skolen offentliggør lærernavn, lærerens fag og e-mailadresse på hjemmesiden. Efter samtykke fra læreren desuden privat telefonnummer. Oplysningerne lægges frem af hensyn til kommunikation med elever, forældre, lærere på andre skoler og øvrige kontakter, som lærerne har i kraft af deres arbejde.

Skolen foranstalter, at den ansatte bliver fotograferet. Portrætfotoet bruges til en oversigtsplanche ved skolens indgang, til offentliggørelse på Lectio bag login og på skolens hjemmeside. Den ansatte får mulighed for at afgive samtykke til denne fotografering straks efter ansættelsen.

Samtykket til både offentliggørelse af portrætfoto og privat telefonnummer kan ophæves uden konsekvenser for ansættelsen og uden begrundelse.

Situationsfotos på hjemmesiden opfattes som en del af skolens oplysningspligt. Fotos af enkelte ansatte med navns nævnelse i trykte publikationer kan benyttes ved alene mundtligt samtykke i hvert enkelt tilfælde.

Opbevaring af oplysninger
Skolen opbevarer alle oplysninger om den ansatte i 5 år efter ansættelsens ophør. Herefter opbevares i skolens arkiv alene oplysninger om navn, eventuelle fag og ansættelsens varighed.

I det studieadministrative system Lectio opbevares den ansattes skema, kommunikation via beskedfunktionen (som den ansatte ikke har slettet) og dokumenter (som den ansatte ikke har slettet). Skolen arbejder på en mere effektiv sletning i Lectio af historiske oplysninger uden nutidsværdi.

For udvalgte ansatte (født den 1. i en måned) videregives alle oplysninger til Rigsarkivet.

Ledelsen, Mariagerfjord Gymnasium
Seneste version den 8. juni 2018